Dotacje, granty, darowizny, sponsoring czy środki pochodzące z programów lokalnych i ogólnopolskich mogą pomóc zamienić dobry pomysł w konkretne działanie. Nie są jednak wyłącznie źródłem finansowania. Dobrze przygotowany i zrealizowany projekt rozwija organizację, wzmacnia jej wiarygodność oraz pozwala zdobywać doświadczenie przydatne w kolejnych latach.
Od lokalnej potrzeby do konkretnego działania
Punktem wyjścia nie powinien być sam konkurs, lecz rzeczywista potrzeba mieszkańców lub organizacji. Dopiero później warto poszukać programu, którego cele i zasady odpowiadają planowanemu przedsięwzięciu.
Środki zewnętrzne mogą umożliwić między innymi:
- organizację warsztatów, szkoleń, wydarzeń i spotkań integracyjnych,
- zakup wyposażenia potrzebnego do działalności organizacji,
- prowadzenie zajęć dla dzieci, młodzieży, seniorów lub całych rodzin,
- realizację działań związanych z kulturą, sportem, bezpieczeństwem i ekologią,
- ochronę lokalnego dziedzictwa i promocję tradycji,
- zagospodarowanie wspólnej przestrzeni,
- przygotowanie publikacji, materiałów promocyjnych lub działań informacyjnych,
- rozwijanie wolontariatu i współpracy mieszkańców.
Dzięki dodatkowemu finansowaniu organizacja może podjąć się działań, które bez wsparcia pozostałyby jedynie na liście planów.
Co organizacja zyskuje poza pieniędzmi?
Najbardziej widocznym efektem projektu jest zakupiony sprzęt, przeprowadzony warsztat czy zorganizowane wydarzenie. Korzyści jest jednak znacznie więcej.
Praca nad projektem uczy planowania, tworzenia harmonogramu, konstruowania budżetu, określania rezultatów oraz dokumentowania podejmowanych działań. Członkowie organizacji zdobywają nowe kompetencje, dzielą się zadaniami i uczą współpracy. Każdy dobrze zrealizowany projekt zwiększa również doświadczenie potrzebne podczas ubiegania się o kolejne środki.
Realizacja przedsięwzięcia może ponadto:
- wzmocnić rozpoznawalność organizacji,
- zwiększyć zaufanie mieszkańców i partnerów,
- zachęcić nowe osoby do członkostwa lub wolontariatu,
- ułatwić współpracę z samorządem, instytucjami i przedsiębiorcami,
- pokazać, że organizacja potrafi skutecznie odpowiadać na lokalne potrzeby.
Projekt może więc stać się impulsem do dalszego rozwoju, a nie tylko jednorazowym działaniem.
Dlaczego niektóre organizacje rezygnują już na początku?
Najczęściej pojawiają się obawy związane z dokumentacją, budżetem i późniejszym rozliczeniem. Czasami organizacje zakładają, że nie mają odpowiedniego doświadczenia albo że konkurencja będzie zbyt duża.
Warto jednak pamiętać, że nikt nie zaczyna od dużych i skomplikowanych projektów. Pierwszy wniosek może dotyczyć niewielkiego, dobrze przemyślanego działania, które organizacja jest w stanie bezpiecznie przeprowadzić. Najważniejsze są realistyczny plan, zgodność pomysłu z celem konkursu oraz rzetelne przygotowanie dokumentów.
Odrzucenie wniosku również nie oznacza, że wykonana praca była bezwartościowa. Przygotowany opis pomysłu, harmonogram i budżet można poprawić oraz wykorzystać podczas kolejnego naboru. Każda taka próba zwiększa doświadczenie zespołu.
Jak zacząć?
Przed przystąpieniem do pisania wniosku warto odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań:
- Jaki problem lub potrzebę chcemy rozwiązać?
- Do kogo kierujemy nasze działania?
- Co konkretnie zamierzamy zrobić?
- Jakich efektów oczekujemy?
- Ile czasu i pieniędzy potrzebujemy?
- Kto będzie odpowiedzialny za poszczególne zadania?
- Czy planowane działania odpowiadają celom wybranego programu?
Następnie należy dokładnie przeczytać regulamin konkursu. Szczególną uwagę warto zwrócić na:
- listę podmiotów uprawnionych do złożenia wniosku,
- obszar, na którym może być realizowany projekt,
- katalog kosztów kwalifikowalnych,
- wymagany wkład własny,
- termin realizacji i rozliczenia zadania,
- obowiązkowe załączniki,
- sposób składania wniosku,
- kryteria, według których projekty będą oceniane.
Nie należy dopasowywać pomysłu do konkursu za wszelką cenę. Jeśli cele programu nie odpowiadają potrzebom organizacji, lepiej poszukać innego źródła finansowania.
Dobry budżet powinien być przede wszystkim realny
Budżet projektu nie może być przypadkową listą zakupów. Każdy wydatek powinien wynikać z zaplanowanych działań i być niezbędny do ich realizacji.
Przed wpisaniem kosztów warto sprawdzić aktualne ceny, oszacować liczbę uczestników i zastanowić się, czy organizacja dysponuje odpowiednimi zasobami. Niektóre programy pozwalają uwzględnić wkład osobowy, pracę wolontariuszy lub własne zasoby, jednak zawsze należy sprawdzić szczegółowe zasady konkretnego naboru.
Lepiej zaplanować mniejszy, dobrze przygotowany projekt niż rozbudowane przedsięwzięcie, które przekroczy możliwości organizacyjne zespołu.
O czym pamiętać podczas realizacji?
Otrzymanie dotacji jest dużym sukcesem, ale wiąże się również z odpowiedzialnością. Od początku należy gromadzić dokumenty finansowe, potwierdzenia płatności, umowy, listy obecności, zdjęcia oraz inne materiały pokazujące przebieg działań.
Warto także na bieżąco kontrolować harmonogram i budżet. Jeżeli pojawi się konieczność wprowadzenia zmian, należy sprawdzić, czy wymagają one wcześniejszej zgody instytucji finansującej.
Dobra dokumentacja nie tylko ułatwia rozliczenie projektu. Pozwala również pokazać mieszkańcom, partnerom i potencjalnym darczyńcom, jakie efekty udało się osiągnąć.
Nie trzeba działać samodzielnie
Organizacja przygotowująca pierwszy wniosek może skorzystać z konsultacji, szkoleń i doradztwa. Warto pytać instytucję prowadzącą nabór, korzystać ze spotkań informacyjnych oraz konsultować pomysł z osobami mającymi doświadczenie w realizacji projektów.
Rozmowa z doradcą może pomóc uporządkować koncepcję, właściwie określić cele, zaplanować rezultaty, sprawdzić budżet i wychwycić ewentualne błędy jeszcze przed wysłaniem dokumentów.
Warto zrobić pierwszy krok
Środki zewnętrzne dają organizacjom możliwość realizowania ambitniejszych działań, odpowiadania na potrzeby mieszkańców i rozwijania własnego potencjału. Nie należy jednak traktować ich wyłącznie jako sposobu na zdobycie pieniędzy. Projekt jest także okazją do nauki, współpracy i budowania trwałych relacji w lokalnej społeczności.
Nie trzeba czekać na idealny moment ani zaczynać od dużego przedsięwzięcia. Czasami najlepszym rozwiązaniem jest niewielki, konkretny projekt, który pozwoli organizacji zdobyć pierwsze doświadczenia i przekonać się, że aplikowanie o środki zewnętrzne jest możliwe.
Najważniejsze są dobry pomysł, znajomość lokalnych potrzeb i gotowość do działania. Reszty można się nauczyć.
Zapraszamy na konsultacje i doradztwo do Doradców III Sektora w naszym Punkcie Doradczym LGD Dobra Widawa w ramach projektu projektu „Dolnośląska Kuźnia III Sektora”.
