Wtedy warto zadać sobie pytanie: czy forma stowarzyszenia zwykłego nadal odpowiada naszym potrzebom?
Być może nadszedł czas, aby pomyśleć o przekształceniu go w stowarzyszenie wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego.
Stowarzyszenie zwykłe może działać bardzo skutecznie
Na początku warto podkreślić jedną rzecz: wpis do KRS nie jest obowiązkowym etapem rozwoju każdej organizacji .
Stowarzyszenie zwykłe może przez wiele lat realizować projekty, otrzymywać dotacje, prowadzić działania społeczne czy współpracować z samorządem.
Jeżeli taka forma odpowiada potrzebom organizacji, nie ma powodu jej zmieniać tylko dlatego, że stowarzyszenie działa już kilka lat.
Problem może pojawić się dopiero wtedy, kiedy pomysły organizacji zaczynają wykraczać poza możliwości przewidziane dla stowarzyszenia zwykłego.
Jednym z najważniejszych ograniczeń jest to, że stowarzyszenie zwykłe nie może prowadzić działalności gospodarczej ani odpłatnej działalności pożytku publicznego . Może natomiast korzystać m.in. ze składek, darowizn, dochodów z majątku, ofiarności publicznej oraz dotacji.
Kiedy warto zacząć myśleć o zmianie?
Sygnałem do rozmowy o KRS może być przede wszystkim rozwój organizacji.
Coraz częściej realizujecie projekty? Wchodzicie w większe partnerstwa? Zwiększa się liczba członków? Zarządzacie większym budżetem? Chcecie w przyszłości prowadzić działalność odpłatną albo gospodarczą?
To dobry moment, aby zastanowić się, czy dotychczasowa forma prawna nadal jest dla Was wystarczająca.
Nie chodzi jednak o to, żeby jak najszybciej „przejść do KRS”. Znacznie ważniejsze jest pytanie:
Co dzięki temu chcemy osiągnąć?
Jeżeli odpowiedzią jest możliwość rozwinięcia nowych działań, uporządkowania struktury organizacji albo stworzenia podstaw do dalszego rozwoju – wtedy warto przyjrzeć się tematowi dokładniej.
Co zmienia wpis do KRS?
Stowarzyszenie rejestrowe posiada osobowość prawną i działa na podstawie statutu. Ma również określoną strukturę władz – w tym zarząd oraz organ kontroli wewnętrznej.
Daje to możliwość bardziej precyzyjnego określenia zasad działania organizacji.
W statucie można dokładnie ustalić między innymi sposób reprezentacji stowarzyszenia, kompetencje poszczególnych władz, zasady przyjmowania członków, długość kadencji zarządu czy sposób podejmowania decyzji.
Dla organizacji, która się rozwija, może to być bardzo ważne.
Stowarzyszenie rejestrowe może również – po spełnieniu odpowiednich warunków – prowadzić odpłatną działalność pożytku publicznego oraz działalność gospodarczą.
Otwiera to przed organizacją nowe możliwości, ale oznacza także więcej obowiązków.
Więcej możliwości, ale również więcej odpowiedzialności
KRS nie jest jedynie kolejnym numerem, który pojawia się na dokumentach organizacji.
Przejście na bardziej rozbudowaną formę oznacza konieczność większej dbałości o dokumentację, księgowość, sprawozdawczość, prawidłowe funkcjonowanie władz oraz aktualizowanie danych organizacji.
Dlatego zanim rozpoczniecie procedurę przekształcenia, dobrze zastanowić się, czy organizacja jest na to gotowa.
Warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
- czy obecna forma prawna rzeczywiście zaczyna ograniczać nasze działania;
- czy mamy minimum siedmiu aktywnych członków;
- czy członkowie są zgodni co do dalszego kierunku rozwoju;
- czy są osoby gotowe zaangażować się w pracę zarządu i organu kontroli;
- czy wiemy, jak chcemy podzielić kompetencje i odpowiedzialność;
- czy jesteśmy przygotowani na dodatkowe obowiązki organizacyjne i księgowe;
- co konkretnie chcemy osiągnąć dzięki zmianie formy prawnej.
Dopiero odpowiedzi na te pytania powinny prowadzić do decyzji o rozpoczęciu procedury.
Siedem osób to nie wszystko
Stowarzyszenie zwykłe może zostać utworzone już przez trzy osoby. Aby mogło się przekształcić w stowarzyszenie rejestrowe, musi natomiast liczyć co najmniej siedmiu członków .
Co bardzo ważne, decyzja o przekształceniu wymaga zgody wszystkich członków stowarzyszenia zwykłego .
Nie wystarczy więc większość głosów.
To jeden z powodów, dla których przygotowania warto rozpocząć od spokojnej rozmowy wewnątrz organizacji, a nie od wypełniania dokumentów.
Każdy członek powinien wiedzieć, po co organizacja chce się przekształcić, jakie będą konsekwencje tej decyzji i jak może wyglądać dalsze funkcjonowanie stowarzyszenia.
Dobry statut ważniejszy niż szybki wpis
Jednym z kluczowych elementów przekształcenia jest przygotowanie statutu.
I właśnie tutaj nie warto się spieszyć.
Statut nie powinien być dokumentem przygotowanym tylko dlatego, że trzeba go dołączyć do wniosku. To swoista instrukcja działania organizacji na kolejne lata .
Od jego zapisów będzie zależeć m.in. kto może zostać członkiem, kto reprezentuje organizację, jak podejmowane są decyzje, jakie kompetencje ma zarząd i organ kontroli oraz w jaki sposób można później zmienić statut.
Dlatego kopiowanie statutu przypadkowej organizacji znalezionego w internecie nie zawsze jest dobrym rozwiązaniem.
Każde stowarzyszenie działa trochę inaczej.
Innej konstrukcji może potrzebować niewielka organizacja lokalna, w której większość działań wykonują członkowie zarządu, a innej stowarzyszenie zatrudniające pracowników, prowadzące projekty o dużych budżetach czy planujące działalność gospodarczą.
Przekształcenie to dobry moment na „przegląd organizacji”
Zmianę formy prawnej warto wykorzystać również do uporządkowania spraw, które przez pierwsze lata działalności mogły funkcjonować bardziej spontanicznie.
To dobry moment, aby zastanowić się:
Jak podejmujemy decyzje? Kto odpowiada za finanse? Kto podpisuje umowy? Jak przyjmujemy nowych członków? Jak dzielimy zadania? Jak chcemy działać za dwa lub trzy lata?
Czasami właśnie podczas takich rozmów okazuje się, że największą wartością całego procesu nie jest sam wpis do KRS, lecz uporządkowanie sposobu funkcjonowania organizacji.
Jak wygląda samo przekształcenie?
Procedura została określona w Prawie o stowarzyszeniach.
Organizacja musi mieć co najmniej siedmiu członków. Członkowie powinni zostać poinformowani o planowanym przekształceniu odpowiednio wcześniej – nie później niż miesiąc przed planowanym podjęciem uchwały.
Przygotowuje się między innymi projekt statutu oraz informacje dotyczące aktywów i pasywów stowarzyszenia.
Następnie wszyscy członkowie podejmują uchwałę o przekształceniu. Przyjmowany jest statut i powoływane są władze przyszłego stowarzyszenia.
Wymagane jest również sporządzenie odpowiedniego sprawozdania finansowego oraz przygotowanie pozostałych dokumentów niezbędnych do rejestracji.
Samo przekształcenie następuje dopiero z chwilą wpisu stowarzyszenia do KRS .
Nie oznacza ono jednak likwidacji jednej organizacji i tworzenia zupełnie nowej. Stowarzyszenie wpisane do KRS przejmuje prawa i obowiązki dotychczasowego stowarzyszenia zwykłego, a jego członkowie stają się członkami stowarzyszenia rejestrowego.
A co po wpisie do KRS?
Otrzymanie wpisu to nie koniec całego procesu.
Trzeba zadbać o prawidłową dokumentację organizacji i księgowość, pamiętać o obowiązkach sprawozdawczych oraz zgłaszaniu zmian dotyczących stowarzyszenia.
Jednym z obowiązków dotyczących stowarzyszeń wpisanych do KRS jest również zgłoszenie wymaganych informacji do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) . Obecnie termin na pierwsze zgłoszenie wynosi 14 dni od wpisu podmiotu do KRS.
Warto więc jeszcze przed rejestracją ustalić, kto będzie odpowiadał za poszczególne obowiązki.
Czy każde stowarzyszenie zwykłe powinno się przekształcić?
Zdecydowanie nie.
Jeżeli organizacja działa lokalnie, realizuje inicjatywy odpowiadające możliwościom stowarzyszenia zwykłego i nie potrzebuje szerszych uprawnień, obecna forma może być w pełni wystarczająca.
Nie warto mnożyć formalności bez konkretnego powodu.
Jeżeli jednak stowarzyszenie rozwija się, zwiększa skalę działań, planuje nowe formy aktywności albo obecne rozwiązania zaczynają je ograniczać – warto rozpocząć rozmowę o KRS.
Najważniejsze jest bowiem nie to, jaką formę prawną ma organizacja , ale czy ta forma pozwala jej skutecznie realizować cele.
Rozwój organizacji to także rozwój jej struktury
Organizacje społeczne zmieniają się razem z ludźmi, którzy je tworzą.
To, co było wystarczające na początku działalności, nie zawsze musi odpowiadać potrzebom organizacji po kilku latach.
Dlatego co jakiś czas warto spojrzeć na swoją organizację z dystansu i zastanowić się:
Czy sposób, w jaki działamy dzisiaj, pozwoli nam realizować to, co planujemy jutro?
Jeżeli odpowiedź brzmi „nie” – być może jest to właściwy moment, aby przyjrzeć się możliwościom, jakie daje stowarzyszenie rejestrowe.
Nie należy jednak traktować przejścia do KRS jako celu samego w sobie.
KRS powinien być narzędziem rozwoju organizacji – nie jego symbolem.
Potrzebujecie wsparcia w rozwoju swojej organizacji?
W ramach działań Kuźni III Sektora wspieramy organizacje pozarządowe m.in. w porządkowaniu dokumentacji, planowaniu rozwoju, przygotowywaniu projektów oraz rozwiązywaniu problemów związanych z codziennym funkcjonowaniem NGO.
Warto korzystać z doradztwa nie tylko wtedy, kiedy pojawia się problem. Czasem najlepszym momentem na konsultację jest właśnie chwila, gdy organizacja zaczyna się rozwijać i trzeba zdecydować, co dalej .
